استنادا إلى ما ورد في أوامر الطلبة الوزارية بوجوب متابعة الملحقية لدراسة الطالب بشكل دوري يجب على جميع الطلبة تزويد الملحقية بالسيرة الدراسية الصادرة من قبل المشرف أو من مسئول الدراسات العليا في الجامعة كل ستة أشهر في التواريخ 15/3 و 15/9 من السنة لبيان مستوى الطالب الدراسي واستمراره فيها، وترسل السيرة بالبريد العادي وعلى عنوان الملحقية لضمان استمرار صرف المستحقات المالية له في العراق.
ملاحظة: إذا باشر الطالب قبل التواريخ المحدد أعلى بثلاثة أشهر أو اقل فلا ضرورة للطالب لإرسال السيرة الدراسية ولكن تنطبق عليه تعليمات ملخص البحث (خلال أربعة أشهر من تاريخ مباشرته الأكاديمية)، وسيشمل بالسيرة الدراسية اللاحقة.